salamitaktik

Meine Kollegin Heide Liebmann hatte eine schöne Idee des Content-Recycling: eine Blogparade mit alten Schätzchen, die es wert sind, nochmal wiederbelebt zu werden. Klar, dass ich da gern mitgemacht habe! Hier ist mein Beitrag dazu, den ich vor einigen Jahren schon veröffentlicht habe und der super in die Vorweihnachtszeit passt – weil sich gerade in dieser Zeit ja gern mal das Arbeitspensum spontan erhöht und man oft nicht weiß, wie man es bewältigen soll.


Dass man Großprojekte am besten in kleine, überschaubare Häppchen unterteilt – das ist nicht eben eine Neuigkeit. Doch was tun, wenn sich plötzlich aufgrund wundersamer Verschiebungen mehrere größere Projekte hinterhältig zusammentun und wie eine große Welle über die mittleren To Dos und sonstigen kleinen Fitzelchen des Alltagsgeschäfts schwappen, einen nicht abreißen wollenden Aufgabenstrom hinter sich herziehend?

Spontane Antwort: Ab ins Gummiboot und wegrudern wie der Teufel!

Spaß beiseite: Das geht ja meistens nicht. Meine Taktik in solchen Fällen (gerade ist es mal wieder so weit):

Ruhe bewahren und alles aufschreiben:

Hektik macht alles nur noch schlimmer. Die Erfahrung zeigt, dass am Ende doch wieder alles klappt, egal wie katastrophal der Aufgabenberg vorher aussah. Alles aufschreiben ist wichtig, da man gerade in Zeiten solcher Overloads dazu neigt, Dinge zu vergessen. Ich jedenfalls. Aufschreiben ist befreiend: Was ich aufgeschrieben habe, muss ich mir nicht mehr merken. Nur den Ort der Liste sollte man sich einprägen. Meine liegt z. B. idiotensicher direkt auf dem Desktop. Inzwischen nutze ich eine Kombination aus Trello und Todoist.

In mundgerechte Häppchen zerteilen:

Ich teile mir die größeren Projekte in Arbeitspakete auf, die ich in maximal 2–3 Stunden erledigt bekomme. Denn länger als das kann ich selten konzentriert an einem Stück arbeiten. Wenn ich mir größere Pakete schnüre, bringe ich mich um das Vergnügen, den heiß ersehnten „Erledigt“-Haken setzen zu dürfen. Denn halbe Haken setze ich nicht, wenn ich z. B. ein 6-Stunden-Paket nur halb geschafft habe. Also nicht:

Montag: Drehbuchkapitel X schreiben

sondern:

Montagvormittag: 1. Hälfte Drehbuchkapitel X schreiben

Montagnachmittag: 2. Hälfte Drehbuchkapitel X schreiben

Und dann: Häkchen machen nicht vergessen!

Realistisch planen:

In den schlauen Büchern steht ja immer, man solle nicht mehr als 60 Prozent seiner Zeit sehenden Auges verplanen, um Zeit für Unvorhergesehenes freizulassen. Ich höre schon das hysterische Gekicher aus dem virtuellen Großraumbüro. Natürlich klappt das nicht immer, vor allem zur Projekt-Paarungszeit, in der sie sich immer wie die Karnickel vermehren. Aber man kann es sich ja in ruhigeren Zeiten schonmal angewöhnen. Und irgendwann bin ich dann vielleicht so weit, dass ich schon bei der Annahme des Auftrags die 60 Prozent im Kopf habe, anstatt dieser verdammten Neukundenjagdlust.

Individuell planen:

Ich komme nicht so gut klar, wenn ich zu häufig zwischen Projekten hin- und herwechseln muss. Anderen fällt das wiederum leichter, sie denken sich schnell und leicht in Neues ein. Entsprechend sollte man planen: Lieber ein paar Etappen des gleichen Projekts hintereinanderlegen? Oder stärker „mischen“ und zwischen den Welten springen? Auch den Biorhythmus nicht vergessen: Viele arbeiten gern konzentriert am Vormittag und haben Nachmittags Mühe mit der Fokussierung. Dann kann man sich z. B. ein paar kleinere Aufgaben auf den Nachmittag legen und morgens lieber größere Brocken wegschaufeln. Oder eben umgekehrt.

Von hinten planen:

Eigentlich eine Binsenweisheit, wird aber gern mal vergessen: Man nehme die Deadline und wandere rückwärts. Zerstückele das/die Projekte in die zu den verbleibenden Tagen passende Zahl von Aufgaben und lege diese auf die Tage. Wenn nicht genügend Tage bleiben, siehe nächster Punkt.

Plan B bereithalten:

Notfalls müssen die Abende und/oder Wochenenden herhalten, wenn die Zeit nicht reicht. Mehr gibt es an Zeit aber nicht herzuzaubern (siehe auch nächster Punkt: Freiräume und Entspannung), also gilt im Notfall: Mit einem oder mehreren Auftraggebern sprechen, wenn absehbar ist, dass das Pensum unrealistisch ist und um Verlängerung bitten. Das klappt erstaunlich oft und umso besser, je früher man das tut. Also nicht einen Tag vor der Deadline: „Oops, das schaffe ich doch nicht!“ rufen, sondern mit Vorlauf an der Uhr drehen.

Nett zu sich sein:

Sich nicht grämen, wenn man trotz drückender Termine auch mal prokrastiniert. Irgendwie holt man die Zeit ja dann doch wieder rein. Mir hilft es manchmal, wenn ich mir bewusst Daddelzeit gönne, diese aber klar begrenze. Also z. B.: „Jetzt nen Kaffee und dabei eine Runde bei Facebook drehen, aber um 15 Uhr ist Schluss damit!“. Und ganz wichtig: Freiräume einplanen, um Arbeitskraft und Konzentrationsfähigkeit zu erhalten. Ich muss z. B. zwingend einmal in der Woche morgens länger mit dem Hund in den Wald, sonst drehe ich ab. Das ist mir heilig, und das opfere ich nur in absoluten Ausnahmefällen der Arbeitsbelastung. (Edit: Das mit dem Hund stimmt immer noch – allerdings muss er mich inzwischen eher beim Laufen begleiten).

Priorisieren:

Unwichtiges gedanklich und tatsächlich aus dem Weg räumen. Was als unwichtig gilt, ist natürlich Ermessenssache. Aber in hitzigen Zeiten kann man das alles mal etwas großzügiger auslegen, und einen vernachlässigten Haushalt inkl. leerem Kühlschrank finde ich persönlich weit weniger tragisch als eine gerissene Deadline. Der leere Kühlschrank lässt sich prima per Outsourcing kompensieren, die umliegenden Imbissbuden und Lieferservices wird es freuen.

Und das wichtigste:

Einfach anfangen:

Mein Lieblingsmerkspruch dazu: Beginne den Tag mit einer Hauptaufgabe. Heißt: Rechner an, Dokument aufrufen, anfangen. Nicht: Erstmal Mails machen, ne Runde durch die Mailinglisten, Facebook, XING oder sonstwo drehen. Nein. Dokument auf, anfangen. Jetzt.

Dann klappt’s auch mit der Deadline.

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Texterin, Redakteurin, Bloggerin. Liefert Konzept, Text und Redaktion für Web, Werbung und Corporate Publishing. Bloggt hier übers Leben und Texten und dort übers Reisen: rumreiserei
1 Antwort
  1. Tanja Finke-Schürmann sagte:

    Ja. So geht das.
    Schön, dass Du mich daran erinnerst, dass es geht. Und dann hast Du so schön erklärt WIE es geht. Ich hab hier heute mal wieder das Schild aufgehängt:

    a)eins nach dem anderen
    b)fang sofort mit Nr. 1 an
    c)jeder Haken bringt dich weiter auf der Liste

    Viel Erfolg beim Abarbeiten!

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